e-Arşiv, e-dönüşüm süreciyle işletmelerin gündemine giren kavramlardan biridir. e-Arşiv faturalar, matbu fatura yerine tamamen elektronik ortamda düzenlenen ve ilgili taraflara iletilen dijital fatura türüdür.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlar doğrultusunda düzenlenen e-arşiv fatura, e-fatura ile benzer özellikler taşısa da net bir şekilde birbirlerinden ayrılır. Uygulamaya başlandığı 2016 yılından bu yana düzenli olarak kapsamı genişletilen e-arşiv uygulaması, bugün birçok işletmenin yerine getirmesi gereken bir zorunluluk durumundadır. “E-arşiv nedir?” sorusunu yanıtladığımıza göre hangi işletmelerin e-arşiv kullanmak zorunda olduğuna ve e-fatura ile aralarındaki farka göz atalım.
e-Arşiv Uygulaması ve Başvuru Süreci
“e-Arşiv uygulaması nedir?” sorusuna tıpkı e-faturalar gibi basılı faturaların yerini alan dijital versiyonları olduğu yanıtı verilebilir. e-Faturadan ayrılmalarına neden olan temel fark ise e-arşiv faturanın e-fatura mükellefi olmayan işletmelere ve tüketicilere yönelik düzenlemesidir. İşletmeler e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilerine e-arşiv fatura düzenleyerek sorumluluğunu yerine getirir.
e-Arşiv uygulamasını kullanabilmek için ilk adım olarak e-fatura sistemine kayıt olmanız gerekir. Başvuru adımını gerçekleştirebilmek adına gerçek kişilerin e-İmza ve tüzel kişilerin Mali Mühür sahibi olması gerekir. e-İmza ya da Mali Mühür’ün edilinilmesiyle birlikte Gelir İdaresi Başkanlığının web sitesi üzerinden e-fatura başvurusu yapılabilir. Başvuru adımında talep edilen bilgileri doğru ve eksiksiz bir şekilde tamamladıktan kısa bir süre sonra e-fatura sistemine erişim sağlayarak e-arşiv fatura düzenlemeye başlayabilirsiniz.
Kimler e-Arşiv Uygulamasını Kullanabilir?
“e-Arşiv uygulamasını kimler kullanabilir?” sorusunun yanıtı yasal düzenlemeler ile açık bir şekilde belirtilmiştir. İşini e-arşiv avantajları ve dijital dönüşüm ile güçlendirmek isteyen her işletme kendi isteği ile e-fatura ve e-arşiv sistemlerini kullanmaya başlayabilir. Diğer taraftan ise birçok işletme türü ve sektör için e-arşiv kullanımı zorunlu hale getirilmiştir. e-Arşiv kullanması zorunlu olan işletmeler şu kurallar ile belirlenir:
e-Fatura düzenleme zorunluluğu bulunan işletmelerin, vergi mükellefi olmayan müşterilerine keseceğe faturalar e-arşiv fatura olarak düzenlenmelidir.
2025 yılında vergiler dahil 3.000 TL üzerinde tutara sahip faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur.
2025 yılında işletme tarafından gün içerisinde aynı müşteriye kesilen faturaların toplamı 9.900 TL’yi aşıyorsa, faturalar e-arşiv olarak düzenlenmelidir.
2026 yılından itibaren tutar dikkate alınmaksızın tüm faturaların e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunlu hale gelecek. Bu nedenle henüz e-arşiv uygulamasına geçiş yapmayan işletmelerin en kısa sürede başvuru sürecini tamamlayarak geçiş yapması önerilir.
e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-arşiv ve e-fatura arasındaki fark temel olarak kime düzenlendikleri ile ilgili olsa da aralarında fatura düzenleme ve iletimi gibi süreçlerde de farklılıklar bulunur. Aşağıdaki tabloda “e-arşivin e-faturadan farkı nedir?” sorusuna kapsamlı bir yanıt bulabilirsiniz.
e-Arşiv
e-Fatura
e-Fatura kullanmayan işletmelere ve tüketicilere düzenlenir.
Diğer e-fatura kullanıcısı işletmelere yönelik düzenlenir.
e-Arşiv faturalar GİB’e iletilmez.
e-Fatura GİB üzerinden karşı tarafa iletilir.
e-Arşiv faturalar, gün sonunda GİB’e raporlanır.
e-Faturalar doğrudan GİB üzerinden aktarıldığı için herhangi bir ek bilgilendirme gerekmez.
e-Arşiv faturalar e-posta ya da çıktı formatında alıcıya iletilebilir.
e-Faturalar, GİB’in e-fatura sistemi aracılığıyla iletilir.
Düzenlerken UBL-TR formatını kullanmak zorunlu değildir.
e-Fatura düzenlerken UBL-TR formatı takip edilmelidir.
Hem e-fatura hem de e-arşiv fatura düzenlemek amacıyla GİB Portal ya da özel entegratör yöntemleri kullanılabilir. Az sayıda belge düzenleme işlemi gerçekleştiren işletmeler için GİB Portal, tamamen ücretsiz olmasının da etkisiyle birlikte oldukça avantajlı bir çözümdür. Ancak özel entegrasyon çözümleri faturalandırma sürecini çok daha pratik, esnek ve verimli hale getirir. Siz de Orka Muhasebe Programı üzerinden e-fatura ve e-arşiv faturalarınızı sadece birkaç dakika içerisinde oluşturabilir, işlemlerinizi kolayca tamamlayabilirsiniz.
.
.
x
.